Potenzialanalyse Büroabläufe
Anmeldung ohne Passwort: E-Mail-Adresse eintragen, dann kommt ein Link per Mail. Eingeladene Mitarbeitende melden sich mit der Adresse an, an die ihre Einladung ging.
Die Angaben werden in einer Datenbank in der EU gespeichert und zwölf Monate nach der letzten Änderung gelöscht. Mehr im Datenschutzhinweis.
Potenzialanalyse Büroabläufe
Rund 55 typische Tätigkeiten aus zehn Bereichen, dazu Zeilen für Ihre Branche. Jede Abteilung füllt ihren Teil selbst aus: anhaken, was vorkommt, und Größenordnungen wählen. Am Ende steht eine Reihenfolge der Abläufe mit dem größten Potenzial: frei werdende Arbeitszeit, bewertet mit Ihrem eigenen Stundensatz, dazu weitere Einsparungen, kürzere Durchlaufzeiten und weniger Fehler.
Angaben zum Betrieb
Rahmen (optional, 2 Minuten)
Hilft uns, das Gespräch gut vorzubereiten. Nichts davon fließt in die Rechnung ein.
Wer füllt welchen Teil aus?
Für jede Abteilung festlegen, wer die Fragen am besten beantworten kann. Bei „Zuständige“ bekommt die Person eine Einladung per Mail und sieht nur ihre Abteilung. Ist sie fertig, steht es hier in der Tabelle, und Sie bekommen eine kurze Nachricht. Name und E-Mail braucht es nur dafür.
Tätigkeit anhaken, dann kurze Angaben wählen. „weiß nicht“ ist eine gültige Antwort, eine Lücke auch. Was hier am meisten Zeit kostet, aber fehlt: unten ergänzen.
Fast fertig
Auch nach dem Abschicken lassen sich die Antworten noch ändern: einfach den Link aus der Einladung erneut öffnen.
Ergebnis
Reihenfolge der Abläufe nach Potenzial und Umsetzbarkeit, entlang von Kosten, Zeit und Qualität. In Euro gerechnet werden frei werdende Arbeitszeit (mit Ihrem Stundensatz, nach Abzug der Prüfzeit Ihrer Fachkraft) und die weiteren Einsparungen, die Sie selbst geschätzt haben. Durchlaufzeit und Fehler stehen als Hinweise dabei. Grundlage sind Ihre Angaben, vor einer Prüfung an echten Fällen.
| Rang | Ablauf | Stunden/Monat | Arbeitszeit pro Jahr | Umsetzbarkeit | Weitere Hinweise | Ampel | Exposure | AEI | Datenlage |
|---|
Zur Einordnung: Kosten, Zeit und Qualität sind das klassische Dreieck der Prozessverbesserung. Frei werdende Arbeitszeit ist noch keine Kostensenkung. Ob die Zeit in liegen gebliebene Aufgaben, Wachstum oder eine geringere Personalplanung fließt, entscheiden Sie. Auf Wunsch begleiten wir diese Umstellung als eigenes Projekt.
Die Zahlen sind Selbsteinschätzungen in Größenklassen. Im nächsten Schritt prüfen wir die ersten zwei Abläufe der Reihenfolge gemeinsam mit den Mitarbeitenden an echten Vorgängen.